Výhody &Nevýhody Podání Chronologický

Chronologicky podání jezpůsob podávání dokumentů, které vám umožní udržet veškeré dokumenty spojené s určitou transakcí nebo obchodních vztahů . Hlavní z jeho výhod je, že chronologické evidence je důkladné vedení záznamů . Je schopen vyprávět příběh o transakce nebo vztahu k osobě neznámého událostmi . Nicméně , chronologické evidence má své nevýhody a způsob podání sestra může nabídnout lepší systém , v závislosti na dokumenty se udržuje . Definice

Chronologický podání znamená organizaci dokumentů , dokladů a jiných záznamů pomocí datum dokladu nebo datumbyl soubor vytvořen nebo změněn. Nejstarší dokument je umístěn na začátku souboru se všechny následné dokumenty jsou umístěny v podobném způsobu podle data a měsíce ( např. , 1. srpna 15. září 30. srpna ) .
Pros

podání Chronologický jevynikající metoda pro velké nákupy a významných obchodních vztahů . Všechny související dokumenty jsou uloženy ode dne nákupu nebo začátku vztahu k aktuálnímu dni , který vám umožní přesně vysvětlit , jak se události došlo a jaké byly zapojeny osoby nebo subjekty . Důkladnost chronologickém podání může být užitečné zejména v soudním řízení . Podání Chronologický také umožňuje rychlý přístup k určité dokumenty, aniž by bylo třeba prohledávat celý soubor tak dlouho, jak víte, časový rámec , ve kterém byly dokumenty vytvořené nebo upravené .

Zápory

podání Chronologický může mít za následek velké soubory , které zabírají obrovské množství prostoru . Také můžete chronologické soubory obsahují nedůležité papíry , jako jsou například formulářové dopisy a rutinní korespondence , které nemusí být podána . Jelikož všechny dokumenty týkající se záležitostí jsou uchovávány to může být obtížné , aby snadno vytáhnout konkrétní dokument, který potřebujete, pokud neznáte datum, kdy byl vytvořen nebo změněn. Jeden způsob, jak zmírnit tuto nevýhodu je udržovat index všech dokumentů ve spisu s jedním sloupec výpis datum dokumentu a druhý sloupec popisuje dokument, takže můžete snadno najít konkrétní dokument . Obsah by měl být aktualizován pokaždé, kdyžnový dokument je přidán do souboru .
Obráceném chronologickém Podání

Další související , ale jiný způsob podání , je obráceném chronologickém podání . Při použití této metody , nejnovější dokument je umístěn na začátku souboru se všemi dokumenty jsou podány obdobným způsobem ( např. , 1. června , 1. května , 1. dubna ) . Zda se má použítchronologickém nebo obráceném chronologickém metody jeosobní preference , ale mnoho lidí dává přednostdruhé pro podání předměty, jako jsou placené kreditní karty nebo účty , protože starší faktury a potvrzení plateb může vzácně je třeba přistupovat .