Jaké jsou výhody bezpapírové pracovišti ?

Lidé poprvé začali mluvit o bezpapírové kanceláře v 70. letech . Až do nedávné doby , to byl jensen, myslet si, že byste mohli podnikat bez papírových dokumentů . Dnes , to jerealita , a to díky levným ukládání dat a rychlejší schopností sítí . Bezpapírové kanceláře se odkazuje na použití počítačové ukládání dokumentů , a pokud je správně provedena,proces má mnoho výhod . Přístup k dokumentům odkudkoli

s papírem v kartotéce ,člověk musí být v kanceláři pro přístup k dokumentu , nebo musí mít soubor s ním . Bezpapírové kanceláře umožňuje pracovníkům přístup k dokumentům odkudkoliv , která má připojení počítače , včetně chytrého telefonu . To umožňuje zaměstnancům být efektivnější při práci v odlehlých oblastech .
Dokumenty lze snadno Nachází

Část , kterou se stanoví bezpapírové kanceláře je zjistit, jak budou soubory se jmenoval . Potom můžete snadno vyhledat soubor podle názvu souboru . Pokud neznáte název souboru , můžete provádět vyhledávání určitých klíčových slov v dokumentu a najít to tak . V podniku , který se zabývá čísly účtů nebo nabyvatele sledování čísla dokumenty , dokumenty lze vyhledávat a snadno vyvolány těmito čísly . Dokument lze odkazovat pomocí názvu nebo město bydliště , aniž by různé soubory pro každou kategorii .
Bezpečnější a jistější Dokumenty

Důležité dokumenty kartotéka mohla být navždy ztraceny při požáru nebo nějaké jiné pohromy . Bezpapírové dokumenty uložené v elektronické podobě lze snadno zálohovat . Zálohování může být mimo pracoviště a mimo kancelář . S zálohovat dokumenty , můžete si být nahoru a rychle běží znovu . Zničení papírových dokumentů by mohlo znamenat zničení vašeho podnikání a zdroj příjmů . Se správnými bezpečnostními opatřeními , je to těžší pro někoho proniknout do elektronických souborů , a ukrást jim , než se vloupat do kanceláře a krást důvěrné zákazníka nebo klienta informace .
Úvahy

Použijte alespoň dva zálohování vašich dokumentů , s jednou mimo něj . Použijte profesionální software určený pro kanceláře k vytvoření bezpapírové dokumenty . Mít k dispozici postup na místě archivovat starší elektronických dokumentů a pojmenovat je rozpoznatelným způsobem , možná zahrnující datum vytvoření jako součást názvu . Vždy zašifrovat citlivá data chránit ji . Nezapomeňte však, papírové kopie profesionálních licencí a některých podepsaných dokumentů .